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La secrétaire jongle avec le téléphone, la souris d'ordinateur et de nombreux dossiers. Qu'elle exerce dans une PME, dans un service technique ou chez un avocat.

Domaines professionnels :
Secrétariat

Centres d'intérêt :
informer, communiquer , organiser, gérer , pratiquer les langues vivantes

Nature du travail

La secrétaire est l'interlocuteur incontournable d'un service ou d'une entreprise. Tout transite par elle : accueil de visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier... Sans répit, elle passe du classement de dossiers à la saisie de documents ou du budget.
L'informatisation des services a déchargé la secrétaire de tâches basiques de bureautique. Elle est plus disponible pour jouer pleinement son rôle d'organisatrice, depuis la gestion d'agendas jusqu'à la préparation de réunions de travail, de déplacements, de colloques ou de salons.
Le quotidien de la secrétaire varie selon qu'elle exerce chez un notaire, un architecte, dans un cabinet d'avocats ou une PME du bâtiment... Les postes de secrétaire (ou assistante) de direction comportent des responsabilités plus larges. Il s'agit de seconder un dirigeant ou un chef de service en le déchargeant de tous les aspects administratifs.

Conditions de travail

De la petite entreprise du bâtiment au groupe pharmaceutique international, en passant par l'étude de notaire, le cabinet d'avocats, la PME commerciale, le lycée ou la direction ministérielle..., les secrétaires exercent dans une multitude d'environnements. Certaines sont spécialisées dans le télétravail et employées par une entreprise de télésecrétariat ou plusieurs entreprises.
Même si sa fonction a évolué, la secrétaire ne quitte pas beaucoup le champ restreint de son service ou de sa société. Ses principaux outils sont toujours l'ordinateur, le téléphone, le fax et la photocopieuse. Et comme la secrétaire de direction est la seconde mémoire du dirigeant, elle se doit d'épouser le rythme de travail de ce dernier. Un dossier urgent n'attend pas.

Vie professionnelle

On dénombre environ 650 000 secrétaires réparties dans tous les secteurs d'activité. Elles exercent principalement en Ile-de-France, dans le Sud-Est, le Sud-Ouest et en Alsace. Par ailleurs, environ 75 000 secrétaires de direction se concentrent aux sièges d'entreprises, surtout en ile-de-France. Ces effectifs sont en recul depuis quelques années. On ne s'attend pas à une progression dans les années à venir, malgré les nombreux départs en retraite des professionnels en poste. Parallèlement, l'offre de diplômés est importante.
En dix ans, le niveau de qualification a beaucoup progressé : 80 % des jeunes secrétaires ont au moins le baccalauréat, 35 % possèdent un BTS, un DUT ou un diplôme équivalent et 6 % ont le niveau bac + 3. Les emplois du secrétariat sont relativement stables, mais les premières années passent parfois par l'intérim. Après trois ans de vie active, 11 % des titulaires d'un BTS de secrétariat sont encore intérimaires.

Rémunération

Salaire du débutant

Environ 1 050 euros net/mois.

Compétences

Organisée, méthodique, discrète, courtoise, autonome... La secrétaire (la profession compte 97 % de femmes) cumule qualités et compétences. Elle est capable de retrouver un document dans l'instant et d'organiser un voyage au plus vite. Sa présentation et son accueil contribuent à la bonne image du service.
À l'écrit comme à l'oral, la secrétaire s'exprime avec une parfaite aisance. Pas seulement dans la langue de Molière. Dans une grande entreprise, dans un cabinet d'affaires, la connaissance de l'anglais est indispensable. Et une troisième langue peut faire la différence à l'embauche. La maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint, et de l'écriture rapide sont nécessaires.

Malgré ses multiples occupations, la secrétaire sait se rendre disponible. Qui plus est lorsqu'elle est assistante de direction. Hiérarchiser les priorités et parer aux urgences exige une grande capacité d'adaptation.